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Productivité : 12 lois à connaître pour être plus efficace au travail

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Productivité : 12 lois à connaître pour être plus efficace au travail

Pareto, Murphy, Laborit, Illich, Douglas, Parkinson… Voici 12 lois du temps à connaître pour maximiser son efficacité au travail.

Connaître ces lois du temps permet d’accroître sa productivité. © Brian Jackson – stock.adobe.com

1. Loi de Murphy

« Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner »

Très connue, cette loi stipule que s’il est possible que quelque chose tourne mal, cela tournera forcément mal. Autrement dit, il faut toujours s’attendre au pire.

Pour l’éviter il n’y a pas de solution miracle, il faut simplement envisager que cela puisse mal tourner et prendre des mesures préventives en conséquence : c’est l’anticipation qui est la clé. Il faut réussir à envisager une parade au pire scénario possible, pour être capable de le parer rapidement s’il se produit.

2. Loi de Pareto

« 80% des effets sont le produit de 20% des causes »

Dans beaucoup de domaines, 80% des résultats obtenus découlent de seulement 20% du travail fourni. En d’autres termes, une majeure partie des efforts ne donne qu’une mineure partie des résultats.

Il est important de réussir à identifier ces 20% qui fonctionnent vraiment, pour s’y investir le plus possible et augmenter la productivité. Cela permet aussi de réduire le temps passé à de tâches moins importantes.

3. Loi de Carlson

« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »

Un travail réalisé d’une seule traite sera plus vite réalisé qu’un travail découpé dans le temps. Les interruptions nuisent à la productivité et font durer des travaux qui pourraient être plus rapidement terminés.

L’idéal pour éviter de perdre du temps en réalisant un travail est de s’isoler, et de ne pas s’autoriser de distraction, avant que ce dernier soit entièrement terminé. Mais cette loi doit être contrebalancée par celle d’Illich : dans certains cas, des pauses permettent aussi d’éviter l’accumulation de la fatigue.

4. Loi de Hofstadter

« Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter »

Lorsque l’on réalise un projet, il arrive très fréquemment de se retrouver face à des imprévus. D’origines diverses et variées, ces imprévus nous font perdre du temps. Même si l’on prend en compte le fait qu’un projet peut être en retard, le projet pourra prendre encore plus de temps, si d’autres imprévus supplémentaires surviennent.

Pour palier à ces potentiels retards, la loi de Hofstadter conseille de prévoir des délais plus conséquents que nécessaire. Attention à ne pas se donner des délais trop longs, car cela peut parfois aussi être contre-productif (voir loi de Parkinson).

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5. Loi de Parkinson

« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »

Plus on se donne du temps pour réaliser un travail, plus on aura tendance à être lent pour le faire. Il est également tentant d’utiliser le temps dédié aux potentiels imprévus, mais c’est dangereux car comme indiqué, ce temps supplémentaire est censé servir uniquement en cas d’imprévus.

La solution consiste à se fixer des dates butoirs relativement proches, parfois même de créer un sentiment d’urgence pour booster notre capacité à travailler, et gagner en productivité. Attention toutefois aux imprévus ! (voir loi de Hofstadter)

6. Loi de Douglas

« Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires »

C’est tentant d’utiliser toute la place dont on dispose pour étaler ses affaires, mais on finit par ne plus s’y retrouver et perdre en productivité. Autrement dit, plus un bureau est dérangé et moins on sera productif.

Pas de solution miracle, le rangement est la meilleure arme pour lutter contre la loi de Douglas. Les meilleurs conseils à adopter son : ranger au quotidien, minimiser l’utilisation du papier – en numérisant les documents, avoir une poubelle et de quoi ranger les affaires, et ne pas hésiter à se débarrasser des objets inutilisés.

7. Loi d’Illich

« Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voire atteindre des valeurs négatives »

La fatigue et le travail en continu altèrent notre concentration, et nous rendent moins productif si l’on ne se repose pas suffisamment. Autrement dit notre productivité diminue au fur et à mesure que l’on travaille. La fatigue peut nous amener à faire des erreurs, qui feront potentiellement perdre du temps au projet.

Pour rester productif sur la durée, il est important de faire des pauses régulières, et d’effectuer notre tâche la plus importante en début de journée, pour être efficace. Les pauses doivent toutefois être utiles, et il ne faut pas en abuser. (voir loi de Carlson)

8. Loi de Brooks

« Ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard »

La plupart des tâches dans un projet ne sont pas divisibles, et ne peuvent pas être réalisées par plusieurs personnes en même temps. Il est donc inutile de missionner plusieurs personnes sur une même tâche, car le temps de communication nécessaire risque d’être contre-productif.

L’idéal reste, le plus souvent, de garder l’équipe au même nombre, du début à la fin d’un projet, même si il prend du retard. Missionner des personnes supplémentaires risque de complexifier la réalisation du projet. L’exemple le plus parlant est : « Neuf femmes ne peuvent pas faire un bébé en un mois ». Ou encore celui-ci : « mobiliser 15 personnes pour faire un cuire un œuf ne permettra pas à l’œuf d’être servi 15 fois plus rapidement ».

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9. Loi de Fraisse

« 1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure »

Bien que la valeur temporelle ne change pas selon les activités, on a l’impression que le temps passe plus ou moins vite selon les situations auxquelles nous sommes confrontés. On a naturellement tendance à favoriser les tâches que l’on aime faire, et reporter, voir délaisser celles qui nous plaisent moins. Il est tout de même nécessaire de les accomplir.

Le plus important est de trouver un équilibre entre les tâches appréciées et celles que l’on aime moins. Dans le mesure du possible, déléguer les tâches permet de gagner en productivité.

10. Loi Swoboda-Fliess-Teltscher

« Il existe chez les êtres humains des rythmes biologiques qui influencent directement notre productivité »

Notre corps est soumis à un rythme biologique qui varie selon : les saisons, la météo, l’alimentation ou l’heure de la journée. Tous ces facteurs influent indirectement sur notre fatigue et notre concentration, et font ainsi varier notre productivité.

Chaque personne possède son propre rythme, et il est important de le trouver, pour pouvoir exploiter au mieux ses moments optimaux de productivité. Une fois que l’on sait quels sont les facteurs qui influencent vraiment notre productivité, on peut optimiser pour être dans les meilleures conditions de travail.

11. Loi de Kotter

« Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats »

En d’autres termes, si un changement démontre immédiatement de la réussite c’est que c’est un bon changement. Il faut viser les bons résultats à court terme. À l’origine prévue pour des actions politiques, on retrouve souvent cette loi dans le management des environnement difficiles et de crise.

Dans une situation compliquée, il est nécessaire d’obtenir des résultats immédiats pour sortir au plus de vite de la crise. C’est pour cette raison que chaque action engagée doit être faite dans le but d’amener des résultats rapides, pour permettre de lancer l’action suivante le plus vite possible.

12. Loi de Laborit

« Nous avons tendance à chercher la satisfaction immédiate et fuir le stress »

Cette loi indique que nous cherchons prioritairement à réaliser les tâches que nous aimons, car elles nous procurent une satisfaction rapide, voire immédiate.

Pour lutter contre ce phénomène, il faut plutôt s’atteler aux tâches difficiles en début de journée, lorsque notre concentration est au maximum. On évitera ainsi de délaisser les tâches que l’on apprécie moins. Comme pour la loi Swoboda-Fliess-Teltscher, si l’on peut déléguer les tâches moins désirées, il faut le faire.

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